Δήλωση Περί Απορρήτου Συνεργατών και Προμηθευτών

Τελευταία ενημέρωση: 23.04.24

Περιεχόμενα

1. Αντικείμενο της Δήλωσης Περί Απορρήτου Συνεργατών και Προμηθευτών
2. Ορισμοί
3. Yπεύθυνος Επεξεργασίας
4. Yπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO)
5. Συλλογή και επεξεργασία προσωπικών δεδομένων συνεργατών και προμηθευτών
6. Σκοποί επεξεργασίας
7. Νομική βάση επεξεργασίας
8. Αποδέκτες και διαβίβαση προσωπικών δεδομένων
9. Αποθήκευση και ασφάλεια προσωπικών δεδομένων
10. Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων
11. Τροποποιήσεις και επικαιροποίηση στην παρούσα Δήλωση Περί Απορρήτου Συνεργατών και Προμηθευτών
12. Στοιχεία επικοινωνίας

1. Αντικείμενο της Δήλωσης Περί Απορρήτου Συνεργατών και Προμηθευτών

Η ELPEN ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΗ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ Α.Ε. (εφεξής «ELPEN» ή «η εταιρεία μας») στο πλαίσιο της νόμιμης δραστηριοποίησής της στην αγορά, επικοινωνεί σε σταθερή βάση και εν γένει συνεργάζεται με προμηθευτές και διάφορους εξωτερικούς συνεργάτες. Η παρούσα Δήλωση τους αφορά στο μέτρο που λόγω της συνεργασίας τους, η ELPEN συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα των συνεργατών και προμηθευτών – φυσικών προσώπων ή των εκπροσώπων και ατόμων επικοινωνίας των αντίστοιχων συνεργατών και προμηθευτών – νομικών προσώπων.

Η ELPEN σέβεται απόλυτα το απόρρητο των προσωπικών δεδομένων των κάθε είδους συνεργατών της και καταβάλει κάθε προσπάθεια για την προστασία τους, σε πλήρη συμμόρφωση με την υφιστάμενη νομοθεσία και τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης.4.2016 για την προστασία  των  φυσικών  προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων, εφεξής και «ΓΚΠΔ»). Η παρούσα Δήλωση Περί Απορρήτου έχει ως στόχο να ενημερώσει τους συνεργάτες και προμηθευτές της εταιρείας μας αναφορικά με τον τρόπο και το σκοπό της συλλογής και επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων τους από την ELPEN, καθώς και να εξηγήσει τα δικαιώματα και τις επιλογές τους σχετικά με αυτά τα δεδομένα, παρέχοντας όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σε αυτούς κατ’ άρθρα 12 και 13 του ΓΚΠΔ.

H παρούσα Δήλωση Περί Απορρήτου Συνεργατών και Προμηθευτών αφορά μόνο σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται και τυγχάνουν επεξεργασίας στο πλαίσιο της συνεργασίας ενός φυσικού προσώπου ή ενός εκπροσώπου συνεργαζόμενου νομικού προσώπου με την εταιρεία μας και δεν αφορά σε οιαδήποτε άλλη συλλογή και επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, στην οποία ενδέχεται να προβαίνει η ELPEN, στο πλαίσιο άλλων σχέσεων – συνεργασιών της με φυσικά πρόσωπα ή/και στο πλαίσιο άλλων δραστηριοτήτων επεξεργασίας στις οποίες προβαίνει. Η ELPEN ενδέχεται να παρέχει στους κάθε είδους συνεργάτες της επιπρόσθετες ενημερωτικές ειδοποιήσεις σχετικά με την επεξεργασία και την εν γένει προστασία των προσωπικών δεδομένων τους, κατά την κατά περίπτωση συλλογή αυτών και ανάλογα με τον εκάστοτε σκοπό επεξεργασίας. Οι ειδοποιήσεις αυτές συμπληρώνονται σε κάθε περίπτωση από την παρούσα Δήλωση Περί Απορρήτου. Επιπλέον, σε περίπτωση που η επιμέρους συμφωνία μεταξύ της εταιρείας και του εκάστοτε συνεργάτη και προμηθευτή περιέχει ειδικούς όρους περί προστασίας δεδομένων, αυτοί συμπληρώνονται από την παρούσα και ισχύουν από κοινού.

2. Ορισμοί

Για τους σκοπούς της παρούσας Δήλωσης Περί Απορρήτου Συνεργατών και Προμηθευτών, νοούνται ως:

«Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα»: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων»)· το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου.

«Ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα»: δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, καθώς και η επεξεργασία γενετικών δεδομένων, βιομετρικών δεδομένων με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου, δεδομένων που αφορούν την υγεία ή δεδομένων που αφορούν τη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό.

«Δεδομένα που αφορούν την υγεία»: δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τα οποία σχετίζονται με τη σωματική ή ψυχική υγεία ενός φυσικού προσώπου, περιλαμβανομένης της παροχής υπηρεσιών υγειονομικής φροντίδας, και τα οποία αποκαλύπτουν πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση της υγείας του.

«Επεξεργασία»: κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή.

«Υπεύθυνος επεξεργασίας»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· όταν οι σκοποί και ο τρόπος της επεξεργασίας αυτής καθορίζονται από το δίκαιο της Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους, ο υπεύθυνος επεξεργασίας ή τα ειδικά κριτήρια για τον διορισμό του μπορούν να προβλέπονται από το δίκαιο της Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους.

«Εκτελών την επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του υπευθύνου της επεξεργασίας.

«Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων»: το φυσικό πρόσωπο που ορίζεται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας και τον εκτελούντα την επεξεργασία, για τους λόγους που προβλέπονται στον νόμο, βάσει των επαγγελματικών του προσόντων και της εμπειρογνωσίας που διαθέτει στον τομέα του δικαίου και των πρακτικών περί προστασίας δεδομένων, με κύριο καθήκον να συμμετέχει σε όλα τα ζητήματα που σχετίζονται με την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

«Συγκατάθεση» του υποκειμένου των δεδομένων: κάθε ένδειξη βουλήσεως, ελεύθερη, συγκεκριμένη, ρητή και εν πλήρει επιγνώσει, με την οποία το υποκείμενο των δεδομένων εκδηλώνει ότι συμφωνεί, με δήλωση ή με σαφή θετική ενέργεια, να αποτελέσουν αντικείμενο επεξεργασίας τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν.

«Παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα»: η παραβίαση της ασφάλειας που οδηγεί σε τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, μεταβολή, άνευ άδειας κοινολόγηση ή πρόσβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάστηκαν, αποθηκεύτηκαν ή υποβλήθηκαν κατ’ άλλο τρόπο σε επεξεργασία.

«Υφιστάμενη νομοθεσία»: Οι διατάξεις Ελληνικής, Ενωσιακής ή άλλης Νομοθεσίας στην οποία υπάγεται η ELPEN A.E. και ορίζουν ζητήματα προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως:

- o N. 4624/2019 περί Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, μέτρα εφαρμογής του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ενσωμάτωση στην εθνική νομοθεσία της Οδηγίας (ΕΕ) 2016/680 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 και άλλες διατάξεις,

‐ ο Νόμος 2472/1997 για την προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ως προς τις διατάξεις αυτού που διατηρούνται σε ισχύ,

‐ ο Νόμος 3471/2006 για την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και της ιδιωτικής ζωής στον τομέα των ηλεκτρονικών επικοινωνιών και τροποποίηση του ν. 2472/1997,

‐ η Οδηγία 2002/58/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 12ης Ιουλίου 2002, σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και την προστασία της ιδιωτικής ζωής στον τομέα των ηλεκτρονικών επικοινωνιών (οδηγία για την προστασία ιδιωτικής ζωής στις ηλεκτρονικές επικοινωνίες) όπως έχει τροποποιηθεί,

‐ ο Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού' χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών και την κατάργηση της οδηγίας 95/46/ΕΚ (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων), εφεξής και ΓΚΠΔ, και τυχόν εφαρμοστικοί του νόμοι.

3. Yπεύθυνος Επεξεργασίας

Υπεύθυνος Επεξεργασίας, ως το νομικό πρόσωπο που καθορίζει τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των συνεργατών και προμηθευτών του κατά τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων, θεωρείται η ELPEN ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΗ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ Α.Ε. – δ.τ. ELPEN A.E.

ELPEN A.E.
Λεωφόρος Μαραθώνος 95, 190 09, Πικέρμι Αττικής, Ελλάδα
Τηλέφωνο: +30 211 1865 000 (εσωτ.200) Email: info@elpen.gr
Ιστοσελίδα: www.elpen.gr 

4. Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO)

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO) για την ELPEN έχει οριστεί, κατ’ άρθρα 37 επ. του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων, η κα. Αθηνά Ελευθεριάδου.

Αθηνά Ελευθεριάδου, Δικηγόρος, DPO ELPEN A.E. Λεωφόρος Μαραθώνος 95, 190 09, Πικέρμι Αττικής, Ελλάδα
Email: dpo@elpen.gr 

5. Συλλογή και επεξεργασία προσωπικών δεδομένων συνεργατών και προμηθευτών

Τα προσωπικά δεδομένα των συνεργατών και προμηθευτών που δύναται να υποβληθούν σε επεξεργασία από την ELPEN είναι κατ’ αρχήν τα συνήθη δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που ενδέχεται να παρέχουν οι ίδιοι στην εταιρεία ή/και ενδέχεται να συλλέγει ανεξάρτητα η εταιρεία κατά την αναζήτηση και επιλογή νέων συνεργατών και προμηθευτών αλλά και κατά τη διάρκεια και για τη διαχείριση της εκάστοτε συνεργασίας μεταξύ τους, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών που κατά τη διακριτική του ευχέρεια κοινοποιεί στην εταιρεία ο εκάστοτε συνεργάτης. Επιπλέον, πέραν των δεδομένων των ίδιων των συνεργατών και προμηθευτών, η εταιρεία μας είναι δυνατόν να συλλέγει και επεξεργάζεται επίσης προσωπικά δεδομένα εκπροσώπων, ατόμων επικοινωνίας, και υπαλλήλων των συνεργατών και προμηθευτών. Στο πλαίσιο αυτό, κατά κανόνα δεν παρέχονται προς την ELPEN ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ιδίως δεδομένα που αφορούν την υγεία.

Ειδικότερα, τα προσωπικά δεδομένα των παραπάνω φυσικών προσώπων που συλλέγονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία από την ELPEN (ενδέχεται να) είναι: Ονοματεπώνυμο, Διεύθυνση, Τηλέφωνο, email, Αριθμός Δελτίου Ταυτότητας (ΑΔΤ), Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) και Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία (Δ.Ο.Υ.), Αριθμός τραπεζικού λογαριασμού και ΙΒΑΝ, Πληροφορίες που κατά τη διακριτική του ευχέρεια συμπεριλαμβάνει το υποκείμενο των δεδομένων στο βιογραφικό του σημείωμα.

Ακόμη κατά τη διάρκεια της σχέσης συνεργασίας με τον εκάστοτε συνεργάτη και προμηθευτή, η εταιρεία μας προβαίνει σε αξιολόγηση του, σύμφωνα με την πάγια πολιτική της ELPEN και την προσήλωσή της στη συνεχή πρόοδο και εξέλιξη. Τα δεδομένα που σχετίζονται με τη διαδικασία της αξιολόγησης περιλαμβάνουν αποκλειστικά γενικές και όχι προσωποποιημένες αναφορές στο χαρακτήρα και την αποτελεσματικότητα  της  εκάστοτε  συνεργασίας  (λ.χ.  «καλή»,  «πολύ  καλή», «άριστη»).

6. Σκοποί επεξεργασίας

Η κάθε είδους συλλογή και επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα συνεργατών και προμηθευτών από την ELPEN γίνεται σύμφωνα με την υφιστάμενη νομοθεσία, σε πλήρη συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων και με απόλυτο σεβασμό στις αρχές που κατά τον νόμο διέπουν την επεξεργασία. Κύριος στόχος της εταιρείας μας είναι η διασφάλιση της ασφάλειας και εμπιστευτικότητας και ο περιορισμός της επεξεργασίας των δεδομένων στο απολύτως αναγκαίο μέτρο για την εξυπηρέτηση των κάτωθι σκοπών.

Η ELPEN συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα συνεργατών και προμηθευτών της, όπως αυτά αναλυτικά αναφέρονται παραπάνω, τα οποία προορίζονται για την εξυπηρέτηση συγκεκριμένων σκοπών, πάντοτε στο πλαίσιο της εκάστοτε σχέση συνεργασίας, πριν, κατά τη διάρκεια και ενδεχομένως μετά τη λήξη αυτής. Συγκεκριμένα, τέτοιοι σκοποί είναι οι ακόλουθοι:

α. Η λήψη, συλλογή, κατάταξη και εξέταση των βιογραφικών σημειωμάτων συνεργατών και προμηθευτών.

β. Η εν γένει επικοινωνία με τους συνεργάτες και προμηθευτές.

γ. Η εξειδικευμένη έρευνα αγοράς και η αναζήτηση και επιλογή των κατάλληλων συνεργατών και προμηθευτών.

δ. Η επικοινωνία με τρίτους για τη σύσταση συγκεκριμένων συνεργατών και προμηθευτών προς την εταιρεία.

ε. Η λήψη και αποστολή προσφορών για τη σύναψη της εκάστοτε συμφωνίας προς συνεργασία.

στ. Η σύνταξη, υπογραφή, τήρηση και ο έλεγχος εφαρμογής των συμβάσεων – συμφωνητικών συνεργασίας.

ζ. Η τήρηση αρχείου καταλόγου συνεργατών και προμηθευτών της εταιρείας.

η. Η επικαιροποίηση και μεταβολή των στοιχείων των συνεργατών και προμηθευτών που διατηρεί η εταιρεία.

θ. Η διαχείριση των τιμολογίων (λήψη, αρχειοθέτηση, αποπληρωμή αυτών) των συνεργατών και προμηθευτών για τις υπηρεσίες τους και η εν γένει διαχείριση της πληρωμής της αμοιβής τους.

ι. Η διαχείριση ενδεχόμενης λήξης της συνεργασίας με συνεργάτη και προμηθευτή. κ. Η διαχείριση της αξιολόγησης των συνεργατών και προμηθευτών της εταιρείας. λ. Η συμμόρφωση με έννομες υποχρεώσεις της εταιρείας στο πλαίσιο της εκάστοτε συνεργασίας.

μ. Η συμμόρφωση της εταιρείας με τις συμβατικές της υποχρεώσεις από τη συνεργασία της με συνεργάτες και προμηθευτές και η ομαλή εξέλιξη αυτής.

Η ELPEN προβαίνει στην αξιολόγηση και επιλογή των κατάλληλων συνεργατών και προμηθευτών της, βάσει καθορισμένων –κατά περίπτωση αποκλειστικά ποσοτικών‐ κριτηρίων και σύμφωνα με τις πολιτικές της, χωρίς να καταφεύγει στην αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων.

7. Νομική βάση επεξεργασίας

Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των συνεργατών και προμηθευτών της από την ELPEN είναι καθόλα σύννομη και στηρίζεται στις προϋποθέσεις που τίθενται από την υφιστάμενη νομοθεσία και ιδιαίτερα τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων.

Η εταιρεία μας κατ’ αρχήν συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα συνεργατών και προμηθευτών της, στο βαθμό που η επεξεργασία αυτή είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης, της οποίας το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος ή για να ληφθούν μέτρα κατ’ αίτηση του υποκειμένου των δεδομένων πριν από τη σύναψη σύμβασης, σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο β του ΓΚΠΔ.

Επιπλέον, είναι δυνατόν να προβαίνει σε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων απαραίτητη για τη συμμόρφωση της ίδιας της εταιρείας, ως υπευθύνου επεξεργασίας, με έννομη υποχρέωσή της, κατ’ άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο γ του ΓΚΠΔ, όπως λ.χ. συμμόρφωση με υποχρεώσεις που πηγάζουν για την εταιρεία από τη φορολογική νομοθεσία. Κατά περίπτωση δε, είναι δυνατόν το υποκείμενο των δεδομένων να έχει συναινέσει στην επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων για έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους σκοπούς, σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο α του ΓΚΠΔ, όπως λ.χ. κατά την οικειοθελή αποστολή στοιχείων επικοινωνίας στις δημοσιευμένες διευθύνσεις της εταιρείας μας.

Ακόμη, σε ορισμένες περιπτώσεις η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των εννόμων συμφερόντων που επιδιώκει η ELPEN ως υπεύθυνος επεξεργασίας, κατ’ άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο στ᾽ του ΓΚΠΔ, στο μέτρο που σε αυτά εντάσσεται λ.χ. η επιλογή του κατάλληλου συνεργάτη και προμηθευτή για την παροχή συγκεκριμένων υπηρεσιών, η βελτίωση της ποιότητας εν γένει των συνεργασιών της εταιρείας και κατ’ επέκταση των παρεχόμενων από την ίδια την εταιρεία υπηρεσιών.

8. Αποδέκτες και διαβίβαση προσωπικών δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα συνεργατών και προμηθευτών της ELPEN υφίστανται επεξεργασία από το προσωπικό της Διεύθυνσης Προμηθειών και του Τμήματος Τεχνικής Διεύθυνσης και το προσωπικό του Τμήματος Λογιστηρίου της εταιρείας μας, τους προϊσταμένους και επικεφαλής του εκάστοτε Τμήματος της εταιρείας, στο οποίο δύναται να υπαχθεί η εκάστοτε συνεργασία, και κατά περίπτωση από τα μέλη της Διοίκησης της εταιρείας.

Επιπλέον, αποδέκτες των προσωπικών δεδομένων είναι οι δημόσιες υπηρεσίες, αρχές και φορείς, στις οποίες αυτά κοινοποιούνται κατά τα οριζόμενα στην κείμενη νομοθεσία και σύμφωνα με τις αντίστοιχες υποχρεώσεις της ELPEN, όπως οι φορολογικές, ελεγκτικές και άλλες δημόσιες αρχές και τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα. Ενδέχεται δε η εταιρεία μας να υποχρεωθεί να κοινοποιήσει σε τρίτα μέρη, όπως αστυνομικές και δικαστικές αρχές, ορισμένα προσωπικά δεδομένα συνεργάτη της, σύμφωνα πάντοτε με την υφιστάμενη νομοθεσία, καθώς και για τη θεμελίωση, υποστήριξη ή άσκηση νομικών αξιώσεών της έναντι αυτού και την προστασία δικαιωμάτων της από την μεταξύ τους συμβατική σχέση.

Ακόμη, η εταιρεία μας είναι δυνατόν κατά περίπτωση να κοινολογήσει προσωπικά δεδομένα συνεργατών και προμηθευτών της σε συνεργαζόμενα τρίτα μέρη, για τα οποία λαμβάνει την αντίστοιχη συγκατάθεση από τα υποκείμενα των δεδομένων, όπως λ.χ. σε τρίτους εξωτερικούς συνεργάτες, δικηγόρους, λογιστές, ελεγκτές. Σε κάθε περίπτωση, η ELPEN διασφαλίζει την ύπαρξη κατάλληλων εγγυήσεων για την ασφαλή επεξεργασία αυτών των δεδομένων από τα τρίτα μέρη.

Η ELPEN σε καμία περίπτωση δεν εμπορεύεται και κατά κανόνα δεν προβαίνει σε διαβίβαση προσωπικών δεδομένων των συνεργατών και προμηθευτών της σε τρίτες χώρες ή διεθνείς οργανισμούς και δεσμεύεται σε υποχρέωση πλήρους και σαφούς προς τούτο προηγούμενης ενημέρωσης του υποκειμένου των δεδομένων, σε περίπτωση που προτίθεται να το πράξει. Σε περίπτωση συγχώνευσης ή/και εξαγοράς της εταιρείας, προσωπικά δεδομένα των συνεργατών και προμηθευτών της ενδέχεται να κοινοποιηθούν στα αντίστοιχα τρίτα μέρη, κατόπιν σαφούς προς τούτο ενημέρωσης.

9. Αποθήκευση και ασφάλεια προσωπικών δεδομένων

Η ELPEN λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ώστε τα προσωπικά δεδομένα των συνεργατών και προμηθευτών της να διατηρούνται με ασφάλεια, διασφαλίζοντας το κατάλληλο επίπεδο αυτής έναντι ενδεχόμενων κινδύνων. Τα συστήματα και οι υπηρεσίες επεξεργασίας των δεδομένων ελέγχονται σε μόνιμη βάση, με σκοπό να διασφαλίζεται η κατά το δυνατόν καλύτερη φύλαξή τους και η προστασία τους από την απώλεια, την καταστροφή, τη λανθασμένη χρήση ή/και τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

Η ακεραιότητα των δεδομένων και η περιορισμένη σε αυτά πρόσβαση αποκλειστικά από τα εξουσιοδοτημένα και αρμόδια προς τούτο πρόσωπα της εταιρείας λειτουργούν ως γνώμονας για κάθε επιμέρους δραστηριότητα επεξεργασίας, στην οποία υποβάλλονται τα προσωπικά δεδομένα. Η ELPEN έχει θέσει σε εφαρμογή συγκεκριμένες πολιτικές για την προστασία των προσωπικών δεδομένων τα οποία διαχειρίζεται ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων των συνεργατών και προμηθευτών της, και έχει θεσπίσει διαδικασίες για την αντιμετώπιση τυχόν περιστατικών παραβιάσεων προσωπικών δεδομένων. Μεριμνά δε για τη συνεχή και τακτική εκπαίδευση του αρμόδιου για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού της, το οποίο ενεργεί μόνο κατόπιν ρητής προς τούτο εξουσιοδότησης και πάντοτε σύμφωνα με τις οδηγίες της εταιρείας. Σε περίπτωση κοινοποίησης δεδομένων σε τρίτα μέρη, η εταιρεία μεριμνά για την υπογραφή και τήρηση συμφωνητικών εμπιστευτικότητας.

Τα προσωπικά δεδομένα των συνεργατών και προμηθευτών αποθηκεύονται από την ELPEN μόνο για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για την εκπλήρωση του σκοπού για τον οποίο πραγματοποιήθηκε η συλλογή τους, όπως περιγράφεται και στην παρούσα Δήλωση Περί Απορρήτου, με βάση τη φύση τους, τη συμβατική σχέση που διέπει την αποθήκευσή τους και τις σχετικές έννομες υποχρεώσεις της εταιρείας. Τα δεδομένα αυτά διατηρούνται σε κάθε περίπτωση μόνο για εύλογο χρονικό διάστημα και στη συνέχεια διαγράφονται όταν ο σκοπός της επεξεργασίας τους παύσει να υφίσταται, σύμφωνα με την υφιστάμενη νομοθεσία. Κατά κανόνα και εφόσον αυτό είναι εφικτό και σκόπιμο, τα επιμέρους τμήματα της εταιρείας καταστρέφουν συγκεκριμένα φυσικά αρχεία, όπως αποπληρωμένα τιμολόγια, μετά το πέρας εξαμήνου από την αποπληρωμή αυτών.

10. Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων

Στο πλαίσιο της υφιστάμενης νομοθεσίας και ιδιαίτερα του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία των Δεδομένων, οι συνεργάτες και προμηθευτές διατηρούν τα ακόλουθα δικαιώματα, στο βαθμό που τα δεδομένα τους υφίστανται επεξεργασία από την ELPEN, για τα οποία σε κάθε περίπτωση δύνανται να επικοινωνούν με την εταιρεία χρησιμοποιώντας τα στοιχεία επικοινωνίας που παρατίθενται στο άρθρο 12 της παρούσας:

1. Να πληροφορηθούν αναφορικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων τους από την εταιρεία μας.

2. Να έχουν πρόσβαση σε αυτά ή να ζητήσουν αντίγραφο αυτών.

3. Να αιτηθούν τη διόρθωση ή συμπλήρωση αυτών των δεδομένων εφόσον θεωρούν ότι είναι λανθασμένα, ανακριβή ή ελλιπή.

4. Να αιτηθούν τη διαγραφή των προσωπικών δεδομένων τους. Στην περίπτωση αυτή, η ELPEN θα προβεί στη διαγραφή τους, εκτός αν υφίσταται κάποιος από τους νόμιμους λόγους βάσει των οποίων δικαιούται ή υποχρεούται να τα διατηρήσει.

5. Να υποβάλουν ενστάσεις για κάποιους ή όλους τους σκοπούς επεξεργασίας των προσωπικών τους δεδομένων ή να ζητήσουν να περιορισθεί η επεξεργασία τους υπό τις νόμιμες προϋποθέσεις και στο μέτρο του δυνατού.

6. Να ανακαλέσουν τη συγκατάθεσή τους για τη συλλογή και επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων από την ELPEN, στο βαθμό που αυτή αποτελεί τη νομική βάση για την επεξεργασία.

7. Να υποβάλουν καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή, εν προκειμένω στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

11. Τροποποιήσεις και επικαιροποίηση στην παρούσα Δήλωση Περί Απορρήτου Συνεργατών και Προμηθευτών

Η ELPEN διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιήσει ή/και επικαιροποιήσει την παρούσα Δήλωση Περί Απορρήτου ανά πάσα στιγμή, όποτε αυτό κρίνεται αναγκαίο. Σε περίπτωση επικαιροποίησης ή/και ουσιαστικών αλλαγών στην παρούσα Δήλωση Περί Απορρήτου, αυτή θα κοινοποιηθεί αντίστοιχα στους ενδιαφερόμενους, κατά τον τρόπο που η εταιρεία μας κρίνει πρόσφορο και αποτελεσματικότερο, πάντοτε με γνώμονα τη διασφάλιση της εμπεριστατωμένης και σαφούς προηγούμενης ενημέρωσης των συνεργατών και προμηθευτών ή/και τη λήψη της συγκατάθεσής τους όπου απαιτείται, ενώ θα τροποποιηθεί αντίστοιχα η «ημερομηνία ενημέρωσης» της παρούσας.

12. Στοιχεία επικοινωνίας

Τα υποκείμενα των προσωπικών δεδομένων, για τα οποία γίνεται λόγος στην παρούσα Δήλωση Περί Απορρήτου, δύνανται να επικοινωνούν με την εταιρεία μας για πιθανές ερωτήσεις, σχόλια, παράπονα σχετικά με την παρούσα αλλά και σχετικά με τη γενικότερη Πολιτική Προστασίας Δεδομένων της ELPEN, για να ασκήσουν κάποιο από τα ανωτέρω δικαιώματά τους, για να υποβάλουν κάποιο σχετικό αίτημα ή για να αιτηθούν πρόσβαση σε ή/και διόρθωση των προσωπικών τους πληροφοριών.

ELPEN A.E.
Λεωφόρος Μαραθώνος 95, 190 09, Πικέρμι Αττικής, Ελλάδα
Τηλέφωνο: +30 211 1865 000 Email: info@elpen.gr Ιστοσελίδα: www.elpen.gr 

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO)
Αθηνά Ελευθεριάδου, Δικηγόρος, DPO ELPEN A.E. Λεωφόρος Μαραθώνος 95, 190 09, Πικέρμι Αττικής, Ελλάδα
Email: dpo@elpen.gr